Lewati ke isi

Riwayat Pembayaran

Riwayat pembayaran adalah rekam jejak finansial seluruh transaksi yang masuk. Penting untuk audit, laporan revenue, pajak, dan reconciliation dengan bank/payment gateway.

Akses Riwayat

Dashboard Admin (Tenant)

Menu Invoice → Riwayat Pembayaran menampilkan:

  • Semua pembayaran yang masuk (manual + online)
  • Filter berdasarkan: tanggal, pelanggan, metode, jumlah, status
  • Sort by: tanggal terbaru/terlama, nominal terbesar/terkecil
  • Export ke CSV / Excel / PDF

Per-Pelanggan View

Buka pelanggan → tab Pembayaran → riwayat khusus pelanggan tersebut.

Portal Pelanggan

Pelanggan juga lihat riwayat mereka sendiri di portal client.tbradius.com:

  • Tagihan masa lalu (Paid)
  • Tagihan saat ini (Unpaid)
  • Method pembayaran tiap transaksi
  • Download receipt PDF

Informasi yang Tampil

Field Penjelasan
ID Transaksi Unique identifier sistem
Tanggal Kapan pembayaran masuk
Pelanggan Nama pelanggan
Invoice Nomor invoice terkait
Nominal Berapa yang dibayar
Metode Tunai / Transfer / QRIS / VA / E-wallet / dll
Status Success / Pending / Failed / Refunded
Diterima Oleh Admin yang input (manual) atau "System" (otomatis dari PG)
Referensi PG Transaction ID dari payment gateway (kalau online)

Filter Cepat

  • Hari ini — transaksi hari ini
  • Minggu ini — 7 hari terakhir
  • Bulan ini — kalender bulan berjalan
  • Tahun ini — kalender tahun berjalan
  • Custom range — pilih dari-sampai tanggal

Filter Lanjutan

  • Per metode: tampilkan hanya Tunai, atau hanya QRIS, dll
  • Per status: hanya Success / Pending / Failed
  • Per admin: transaksi yang di-input admin tertentu (untuk audit per-staff)
  • Range nominal: mis. transaksi > Rp 1 juta saja (untuk review high-value)

Cari berdasarkan:

  • Nama pelanggan
  • Username PPPoE
  • Nomor invoice
  • ID transaksi PG (mis. dari mutasi bank)
  • Nomor referensi (kalau ada)

Export & Reporting

Export CSV/Excel

Untuk import ke software akunting (Accurate, Jurnal, dll) atau Excel manual:

  1. Filter sesuai kebutuhan (mis. "Bulan Mei 2026, semua method")
  2. Klik "Export" → pilih format (CSV/Excel)
  3. Download file

Kolom yang di-export:

tanggal, pelanggan, invoice, nominal, metode, status, admin, referensi, catatan

Export PDF (Laporan Resmi)

Untuk laporan resmi (mis. ke owner, audit, pajak):

  1. Filter sesuai range
  2. Klik "Export PDF"
  3. PDF dengan format:
  4. Header (logo tenant, periode laporan)
  5. Tabel transaksi
  6. Footer (total, signature line)

Untuk pelanggan yang minta kwitansi:

  1. Buka transaksi → klik "Print Kwitansi"
  2. PDF kwitansi dengan:
  3. Logo & info brand
  4. Detail transaksi (tanggal, nominal, periode)
  5. Nomor referensi
  6. Tanda tangan / cap (opsional)

Reconciliation (Pencocokan Bank)

Reconciliation = mencocokkan data di TB Radius dengan statement bank/PG Anda. Wajib dilakukan periodik (mingguan atau bulanan).

Cara Manual

  1. Download statement dari rekening bank / dashboard PG (CSV)
  2. Export riwayat pembayaran dari TB Radius (CSV)
  3. Bandingkan di Excel:
  4. Match by tanggal + nominal + referensi
  5. Highlight yang tidak match (anomaly)
  6. Investigate anomaly:
  7. Bank ada tapi TB Radius tidak: payment masuk ke rekening, tapi belum di-input — input manual
  8. TB Radius ada tapi bank tidak: input fiktif — investigate admin yang input
  9. Nominal beda: salah input atau partial — fix

Best Practice Reconcile

Frekuensi Untuk Apa
Harian Pembayaran high-value (>Rp 5 juta)
Mingguan Reconcile rutin untuk audit cash position
Bulanan Tutup buku, kirim laporan ke owner
Triwulan/Tahunan Pajak, audit eksternal

Audit Trail

Setiap transaksi punya history log:

  • Created: kapan & oleh siapa
  • Modified: kapan & oleh siapa (kalau ada edit)
  • Reversed: kalau dibatalkan, kapan & alasannya
  • Refunded: kalau refund, kapan & nominal

Audit trail tidak bisa dihapus (immutable) — penting untuk:

  • Compliance pajak
  • Dispute resolution
  • Investigation fraud internal

Best Practices

Tutup buku bulanan

Akhir bulan, tutup buku untuk bulan tersebut:

  1. Reconcile semua transaksi bulan ini dengan bank/PG
  2. Export laporan revenue
  3. Lock periode tersebut di sistem (tidak boleh edit lagi)
  4. Generate invoice bulan berikutnya

Setting lock di Settings → Billing → Period Lock.

Backup data secara rutin

Export CSV/Excel mingguan/bulanan sebagai backup. Simpan di:

  • Google Drive / OneDrive (cloud)
  • Hard drive eksternal
  • Email ke diri sendiri

Disaster recovery: kalau server crash, masih ada copy data.

Tag pembayaran kasar/halus

Untuk reconciliation cepat, tag pembayaran:

  • Bank account (BCA / Mandiri / dll) — match dengan statement bank
  • PG (Tripay / Midtrans / dll) — match dengan dashboard PG
  • Cash — untuk kas fisik

Hindari edit transaksi lama

Setelah tutup buku bulan tertentu, jangan edit transaksi periode itu kecuali ada keharusan (mis. koreksi salah input besar):

  • Bikin laporan inkonsisten dengan yang sudah dikirim
  • Ribet untuk audit

Kalau wajib koreksi, buat adjustment entry di bulan saat ini (bukan edit bulan lalu).

Bedakan refund vs reversal

  • Refund = uang sudah dikirim balik ke pelanggan
  • Reversal = mark pembayaran as "tidak valid" (mis. salah input), tidak ada uang yang kembali

Audit trail beda — penting untuk laporan keuangan akurat.

Troubleshooting

Data riwayat hilang sebagian

Penyebab:

  1. Filter aktif — reset filter, mungkin Anda batasi range tanpa sadar
  2. Hard delete invoice — kalau invoice dihapus permanen, payment record ikut hilang
  3. DB issue — kalau benar-benar hilang, restore dari backup

Mitigasi: jangan hard delete invoice yang sudah punya payment record.

Export CSV kosong

Kemungkinan:

  • Filter range yang dipilih tidak ada transaksi
  • Limit row export tercapai (default 10.000)
  • Browser block download — coba browser lain
Reconcile tidak match — bank ada, TB Radius tidak

Investigate:

  1. Pembayaran dari pelanggan tapi belum di-input? Tanya admin, atau kontak pelanggan untuk klarifikasi
  2. Transaksi non-billing (mis. setoran owner, refund supplier)? Tidak perlu masuk TB Radius
  3. Pelanggan transfer tapi salah no VA — masuk rekening tapi tidak terdeteksi PG. Manual link
Nominal di TB Radius vs bank beda Rp 1.000-an

Biasanya biaya admin transfer (Rp 2.500-6.500 per transaksi inter-bank). Pelanggan transfer Rp 300.000, sampai di rekening Anda Rp 297.500.

Solusi:

  • Edukasi pelanggan: bayar plus fee admin (mis. Rp 302.500)
  • Atau: akui di TB Radius Rp 300.000 (terima penuh), tanggung fee admin sebagai cost
Audit: siapa yang input pembayaran X?

Buka transaksi → lihat field "Diterima Oleh":

  • User admin yang input — kalau manual
  • "System" — kalau dari webhook PG (otomatis)
  • "Webhook PG XXXXX" — dengan reference PG

FAQ

Q: Bisa lihat history pembayaran dari 1 tahun lalu? A: Bisa, selama tidak hard delete. Set filter range "1 tahun lalu - hari ini".

Q: Pelanggan minta kwitansi pembayaran 6 bulan lalu? A: Bisa generate ulang. Buka pembayaran → klik "Print Kwitansi" → cetak ulang.

Q: Export ke Accurate / Jurnal langsung? A: Saat ini export ke CSV. Anda import manual ke Accurate. Integrasi native belum tersedia (planned di paket Enterprise).

Q: Bisa breakdown revenue per paket? A: Bisa. Filter pembayaran by paket → export → group total per paket. Atau pakai laporan Revenue per Paket di Dashboard → Reports.

Q: Pembayaran refund: dicatat sebagai negative atau hapus? A: Pakai Refund action — sistem catat sebagai negative entry (Rp -300.000). Bukan delete. Total revenue otomatis adjusted, audit trail jelas.