Pembayaran Pending¶

Gejala: Pelanggan klaim sudah bayar (transfer bank, QRIS, e-wallet, dll) tapi status invoice di TB Radius tetap Unpaid. Pelanggan akhirnya komplain — internet diisolir padahal mereka sudah bayar.

Dampak:

Pelanggan tidak puas → trust turun
Cashflow Anda tidak match dengan data sistem
Risiko churn kalau berulang

Diagnostic Pertanyaan¶

Sebelum troubleshoot, minta info dari pelanggan:

Kapan bayar? (Tanggal & jam)
Bayar lewat apa? (QRIS / VA bank / e-wallet / transfer manual / tunai)
Berapa nominal?
Punya bukti bayar? (screenshot mutasi / receipt)
Bayar untuk invoice mana? (Nomor invoice atau periode tagihan)

Penyebab Umum¶

1. Webhook Payment Gateway Delay / Miss¶

Pembayaran via PG (Tripay/Midtrans/Xendit/Duitku) sukses, tapi webhook ke TB Radius miss atau delay.

Cek di TB Radius:

Settings → Webhook Log filter by transaction
Cari entry untuk pembayaran tersebut
Status:
Received → webhook sampai, tapi mungkin gagal proses
Tidak ada → webhook tidak diterima sama sekali

Solusi:

Tunggu 5-10 menit (kadang delay PG)
TB Radius polling ke PG tiap 5 menit sebagai fallback — biasanya auto-update dalam 10 menit
Kalau lebih dari 30 menit, manual mark paid di dashboard

2. Pelanggan Bayar ke Akun yang Salah¶

Pelanggan transfer ke nomor rekening bukan rekening Anda — uang masuk ke orang lain.

Cek:

Bukti transfer pelanggan → nomor rekening tujuan
Bandingkan dengan rekening resmi Anda

Solusi:

Kalau ke rekening salah: pelanggan harus claim sendiri ke bank atau orang yang nerima
Edukasi pelanggan untuk double-check nomor rekening sebelum transfer
Saran: pakai Virtual Account (auto-detect nominal) atau QRIS — lebih sulit salah

3. Pelanggan Bayar Nominal Salah¶

Bayar kurang atau lebih dari nominal invoice.

Cek:

Invoice nominal: Rp 350.000
Pelanggan transfer: Rp 300.000 → underpaid
Pelanggan transfer: Rp 400.000 → overpaid

Solusi:

Underpaid: invoice status Partial. Inform pelanggan untuk transfer kekurangan.
Overpaid: kelebihan = credit balance untuk invoice berikutnya. Inform pelanggan.

4. Bayar via Manual Transfer (Tidak Auto-Detect)¶

Pelanggan transfer manual ke rekening Anda tanpa lewat VA. Sistem tidak otomatis tahu pelanggan ini bayar untuk invoice mana.

Cek:

Mutasi rekening Anda — apakah ada masuk di tanggal yang pelanggan klaim?
Bukti transfer pelanggan

Solusi:

Anda manual input pembayaran di dashboard (lihat Pembayaran Manual)
Edukasi pelanggan untuk pakai VA atau QRIS (auto-detect) supaya tidak perlu konfirmasi manual

5. Webhook URL Salah di Dashboard PG¶

PG kirim webhook ke URL salah → tidak sampai TB Radius.

Cek di dashboard PG:

Login Tripay/Midtrans/dll
Lihat webhook URL ter-config
Harus exact match dengan URL yang TB Radius kasih

Solusi:

Update webhook URL di dashboard PG sesuai instruksi TB Radius (lihat Integrasi PG)
Test webhook (kebanyakan PG punya tombol "Test")

6. Webhook Signature Validation Failed¶

Webhook sampai TB Radius, tapi signature invalid → ditolak.

Cek:

Settings → Webhook Log filter by error
Lihat error message detail

Solusi:

Update private key / signature key di TB Radius supaya match dengan dashboard PG
Re-test webhook

7. Server TB Radius Down Saat Webhook¶

Webhook PG dikirim, tapi server TB Radius sedang restart/maintenance → webhook miss.

Cek:

Status TB Radius saat pembayaran (jam berapa kira-kira)
Apakah maintenance window saat itu

Solusi:

PG biasanya retry webhook (sampai 3-5x)
TB Radius polling fallback akan catch
Kalau benar-benar miss, manual mark paid

8. Status Invoice Sudah Paid tapi Belum Sync ke RADIUS¶

Invoice paid, tapi pelanggan masih diisolir (RADIUS belum reaktivasi).

Cek:

Invoice status di dashboard: Paid ✅
Pelanggan status: masih Isolated ❌

Solusi:

Settings → Auto Reactivate on Payment ON?
Tunggu cron reactivate-paid (default 5 menit)
Manual reaktivasi: edit pelanggan → status Active

9. Refund / Reversal Belum Di-record¶

Pelanggan klaim sudah bayar, tapi sebenarnya transaksi mereka failed / refund dari sisi bank.

Cek:

Status di dashboard PG: apakah "Success" atau "Failed/Refunded"
Mutasi rekening Anda — uang benar-benar masuk?

Solusi:

Kalau memang failed di PG, inform pelanggan untuk bayar ulang
Kalau refund (rare), inform pelanggan & tunggu transaksi baru

10. Pelanggan Salah Klaim (Sengaja atau Tidak)¶

Rare, tapi possible: pelanggan klaim sudah bayar padahal belum, untuk delay isolir.

Cek:

Minta bukti transfer (screenshot mutasi mereka — bukan foto edit)
Cek mutasi rekening Anda di tanggal klaim
Cek dashboard PG kalau pakai online payment

Solusi:

Kalau benar tidak ada bukti, jelaskan ke pelanggan: tidak ada data masuk, mohon bayar dulu
Verifikasi mutasi adalah source of truth, bukan klaim verbal

Diagnostic Workflow¶

1. Pelanggan klaim bayar (tanpa info detail)
   ↓
2. Tanya 5 diagnostic questions (kapan, lewat apa, dll)
   ↓
3. Cek dashboard PG / mutasi rekening
   ├── Ada di PG/bank? → Step 4
   └── Tidak ada? → Pelanggan salah/scam, klarifikasi
   ↓
4. Cek di TB Radius
   ├── Invoice Paid → Sudah benar, cek status pelanggan (mungkin perlu reaktivasi)
   └── Invoice Unpaid → Step 5
   ↓
5. Cek webhook log
   ├── Webhook received → ada error proses, fix manual
   └── Webhook tidak received → manual mark paid
   ↓
6. Update invoice + reaktivasi pelanggan kalau perlu
   ↓
7. Konfirmasi ke pelanggan + dokumentasi root cause

Best Practices¶

Setup multiple PG

Pakai 2-3 PG sekaligus sebagai fallback. Kalau 1 PG webhook bermasalah, yang lain masih jalan.

Edukasi pelanggan pakai VA / QRIS

Transaksi via VA / QRIS:

Nominal exact (tidak salah)
Auto-detect ke invoice (tidak perlu manual)
Webhook real-time

Transaksi manual transfer = pekerjaan extra Anda.

Monitoring webhook health

Dashboard punya Webhook Health Status:

Total webhook diterima per hari
% success vs failed
Alert kalau failure rate > 5%

Cek secara berkala.

Jangan trust klaim verbal

"Saya sudah transfer kemarin Rp 350.000" — minta bukti. Bukti = screenshot mutasi rekening pelanggan (yang menunjukkan saldo turun), bukan foto bukti transfer yang gampang di-edit.

Konfirmasi nominal & tanggal exact

Saat input manual pembayaran:

Tanggal = tanggal pelanggan transfer (bukan tanggal Anda input)
Nominal = nominal exact (jangan round-up)
Catatan = source pembayaran ("Transfer BCA dari rek 1234")

Audit clean = reconciliation lancar.

FAQ¶

Q: Pelanggan bayar 1 menit lalu, invoice belum update — wait atau action? A: Tunggu 5-10 menit. Kebanyakan PG webhook < 1 menit, beberapa lebih lambat (terutama VA bank yang slow). Kalau lebih dari 15 menit, action.

Q: Pelanggan transfer ke nomor rekening saya tapi tanpa keterangan — bagaimana link ke invoice? A: Sulit auto. Anda harus manual:

Cek mutasi rekening — confirm nominal & sender
Kontak pelanggan via WA — confirm transfer mereka
Manual input pembayaran di dashboard ke invoice yang sesuai

Q: Multiple invoice unpaid, pelanggan bayar 1× nominal total — auto detect? A: PG biasanya tidak. Anda manual split: input pembayaran ke 1 invoice (paling lama), kalau ada sisa = credit balance untuk invoice berikutnya.

Q: Refund pelanggan — gimana? A:

Refund manual via dashboard PG (refund ke rekening pelanggan)
Edit invoice di TB Radius: status Refunded
Komunikasi ke pelanggan: kapan dana cair (biasanya T+1)

Q: Pelanggan bayar tunai ke kolektor lapangan — workflow? A:

Kolektor terima tunai + kasih kwitansi fisik
Kolektor input ke aplikasi TB Radius (atau report ke admin)
Admin verify + mark paid di dashboard
Pelanggan terima konfirmasi WA

Bulk import kolektor: lihat Pembayaran Manual.